新人幹事の、いちばん面倒な宿題
忘年会の幹事を新人が務める職場では、店の予約や出し物の段取り、ビンゴの景品選びに加えて、写真集めまで回ってきます。QRコードのカードを各テーブルに置いておけば、写真は参加者が自分で送ってくれます。アプリの配布も、情報システム部への申請もいりません。
社内イベントの写真を、翌朝には広報の手元に。
忘年会のビンゴで部長が特賞を当てると、会場じゅうがスマホを構えます。ところがその写真は、翌週には誰のスマホにあるのか分からなくなっています。受付とテーブルにQRコードを置いておけば、その夜のうちにひとつのギャラリーに集まります。
作成は無料・カード登録不要
出し物と、店を移ってからの二次会・三次会
若手の出し物は、客席のあちこちから動画で撮られています。打ち解けた写真が撮れるのは、むしろ二次会や三次会のカラオケだったりします。ギャラリーに締め切りはないので、店を移ってからも同じQRコードで送れます。
社員旅行の写真は、班ごとにばらばら
社員旅行では班ごとに動くので、写真もそれぞれのスマホに分かれて残ります。出発前の集合写真から宴会場での乾杯、帰りのバスまで、同じギャラリーに入れておけば、翌週の社内報づくりが楽になります。2泊3日の旅行でも、3,000点までなら1つのギャラリーで足ります。
内定式や周年式典は、あとで使う写真になる
内定式や入社式、創立記念の式典の写真は、社内報や採用ページで使われることがあります。元の解像度と撮影日がそのまま残るので、素材として選びやすくなります。社外に出す写真は、写っている人に確認してから使ってください。ギャラリーを見られるのはリンクやQRコードを受け取った人だけで、Googleの検索結果には出ません。
忘年会の幹事のための進め方
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準備物リストに、QRコードを一行
店の予約やビンゴの景品と一緒に、ギャラリーを作ってQRコードのカードを用意します。A6のテーブルカードはPDFで保存できるので、会社のプリンターで刷れます。
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乾杯の音頭の前に、司会から一言
開会のあいさつのあと、乾杯の前に、QRコードのことを司会から伝えてもらいます。Keepcoveには司会者向けの短い案内文があるので、台本に貼り付けておけます。
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ビンゴの間は、スクリーンにフォトウォール
ノートパソコンを会場のプロジェクターやモニターにつなぐと、届いたばかりの写真が入れ替わりで表示され、隅にQRコードも出ます。出し物の最中に撮った写真が、少しすると画面に映ります。
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締めのあとも、翌朝も
一本締めで会がお開きになっても、写真は二次会から届きます。翌朝、リマインドの文面を社内チャットに流し、担当者は必要な写真を選んで、元の画質のまま、まとめてダウンロードします。
用意するのは、QRコードひとつ。
カードを印刷してテーブルに置くか、画面に映すだけです。ゲストがスマホのカメラを向けるとアップロードのページが開き、写真と動画を選んで送れば完了。アプリも会員登録もいりません。届いたファイルは撮ったときの画質のまま、ひとつのギャラリーに並びます。
よくある質問
経費精算のために、領収書はもらえますか？
お支払いが済むと、決済サービスのStripeから領収書がメールで届きます。支払いの履歴は、Stripeの請求ページでも確認できます。経費精算の書式に決まりがある場合は、事前に経理の担当者に確認してください。
外国籍の社員が多いのですが、日本語が読めなくても使えますか？
使えます。QRコードを読んだスマホが英語の設定なら英語で、中国語の設定なら中国語で、アップロードのページが表示されます。対応は日本語を含む15言語なので、案内のカードは1種類で足ります。
料金は参加人数で変わりますか？
変わりません。ギャラリーごとに1回£39で、参加する人やアップロードする人の数は関係ありません。作成は無料で、最初の10点までは公開前でも入れられます。公開から1年間オンラインで、以降は年£14.99で自動更新（いつでも解約可）です。
大きなイベントだと、写真が入りきらないことはありますか？
1つのギャラリーには、写真と動画あわせて3,000点、合計50GBを目安に入ります。1ファイルは5GBまでなので、ステージを撮った長めの動画も元のまま送れます。
ほかの場面での使い方も、まとめています。